График отпусков — обязательный локальный нормативный акт для любой организации. При включении в него дополнительных оплачиваемых отпусков за работу с вредными условиями труда возникает ряд особенностей, связанных с порядком предоставления, расчётом стажа и документальным оформлением. Рассмотрим пошаговый алгоритм составления графика с учётом этих нюансов.
Нормативная база
Основной документ, регулирующий предоставление дополнительных отпусков за вредность, — Трудовой кодекс РФ. Статья 117 ТК РФ устанавливает, что ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность такого отпуска составляет 7 календарных дней.
Конкретная продолжительность дополнительного отпуска для каждого работника фиксируется в трудовом договоре на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учётом результатов СОУТ.
Порядок включения в график отпусков регулируется статьями 120, 122 и 123 ТК РФ.
Порядок предоставления дополнительного отпуска за вредность
Дополнительный отпуск за вредные условия труда предоставляется как составная часть ежегодного отпуска. Это значит, что при составлении графика отпусков следует учитывать общую продолжительность отпуска конкретного работника, складывающуюся из основного и дополнительного отпусков.
Продолжительность дополнительного отпуска. Минимум — 7 календарных дней. Конкретная продолжительность устанавливается на основании СОУТ и фиксируется в коллективном договоре и трудовом договоре. Продолжительность дополнительного отпуска сверх 7 календарных дней может определяться отраслевым соглашением. Часть дополнительного отпуска, превышающая 7 календарных дней, при соблюдении определённых условий может быть заменена денежной компенсацией, но только на основании письменного согласия работника и при наличии соответствующего положения в коллективном договоре или отраслевом соглашении.
Стаж для предоставления. Право на дополнительный отпуск возникает в том же порядке, что и право на основной отпуск. В стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными условиями, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (часть 3 статьи 121 ТК РФ). При этом периоды отпусков, больничных, командировок, учебных отпусков и других отсутствий не засчитываются. Также в стаж засчитываются дни, когда работник был занят во вредных условиях не менее половины рабочего дня.
При работе на разных должностях, для которых установлена разная продолжительность отпуска, стаж рассчитывается отдельно для каждой из них.
Порядок расчёта. Для расчёта количества дней дополнительного отпуска, положенных работнику, используется следующий алгоритм: общее число отработанных дней делится на среднемесячное количество рабочих дней (определяется количество полных месяцев работы за год); остаток менее половины среднемесячного числа рабочих дней исключается, а от половины и выше округляется до полного месяца; если работник отработал 11 месяцев и более, отпуск предоставляется полностью, если менее — рассчитывается пропорционально (количество дней дополнительного отпуска делится на 12 и умножается на число полных месяцев).
Как учесть в графике отпусков
Особенность учёта дополнительного отпуска в графике связана с тем, что точное количество дней, которое работник заработает за рабочий год, на момент составления графика (обычно за несколько месяцев до начала календарного года) неизвестно. В связи с этим существует два подхода к отражению такой информации.
Первый подход — указать полную продолжительность отпуска. Рекомендуется указывать в графике отпусков полную продолжительность дополнительного отпуска, так как обычно при составлении графика заранее неизвестно, сколько дней данного отпуска работник заработает на день его предоставления. Если впоследствии работнику будет оформлен отпуск меньшей продолжительности исходя из фактически отработанного во вредных условиях времени, это следует отразить в примечании (например, в графе 10 унифицированной формы Т‑7) или оформить корректировку графика.
Второй подход — указать интервал (от и до). По мнению Роструда, работодатель может в графике отпусков указать не точное число дней дополнительного отпуска, а интервал (например, от 7 до 12 дней), то есть число дней, установленное коллективным договором, которое определяется по факту отработанного времени. Этот способ позволяет избежать споров, так как работник изначально видит возможный диапазон продолжительности отпуска.
Третий подход — указать примерное количество дней. В некоторых организациях указывают минимальную продолжительность, положенную работнику (например, 7 дней), а затем при фактическом предоставлении корректируют график. Однако этот способ менее предпочтителен, поскольку при наличии спора может быть использован работником как основание для требования отпуска именно такой продолжительности.
В любом случае информация о дополнительном отпуске должна быть отражена в графике. Кадровики, исключившие допотпуск из графика, ошибаются: в графике следует отражать и дополнительные отпуска, в том числе за вредность.
Пошаговая инструкция составления графика с учётом доп отпусков
Шаг 1. Сбор исходных данных по дополнительным отпускам. Составьте перечень должностей, для которых по результатам СОУТ установлен вредный класс условий труда (2, 3 или 4 степень). Для каждой должности определите продолжительность дополнительного отпуска, закреплённую в трудовых договорах и коллективном договоре.
Шаг 2. Подготовка унифицированной формы Т‑7 (или собственной утверждённой формы). Универсальная форма (Т‑7) включает графы для отражения общего количества календарных дней отпуска, в том числе основного и дополнительного. В соответствующих строках укажите общую продолжительность отпуска каждого работника: сумма основного (стандартно 28 календарных дней, если иное не установлено) и дополнительного отпуска. Если вы не знаете точного количества дней доп отпуска, воспользуйтесь одним из описанных выше подходов. В графе «Примечание» укажите основание (например, ст. 117 ТК РФ, результаты СОУТ). В зависимости от способа заполнения, в графе «Примечание» или «Количество календарных дней отпуска» необходимо указать полную продолжительность доп отпуска или интервал. Если вы вносите работников в график поименно, дополнительный отпуск следует отражать вместе с основным в общей продолжительности отпуска.
Шаг 3. Включение конкретных дат. Укажите планируемую дату начала отпуска. Поскольку дополнительный отпуск чаще всего присоединяется к основному, график может отражать единый период отпуска (суммарно основной + дополнительный). В унифицированной форме № Т‑7 предусмотрены отдельные столбцы для основного и дополнительного отпуска. Сумма дней основного и дополнительного отпуска заносится в столбец с общим количеством дней отпуска за год. Например, работнику с основным отпуском 28 дней и дополнительным 7 дней вы предоставите отпуск на 35 календарных дней. В столбце «Примечание» можно сделать пометку о том, что в число дней отпуска включён дополнительный отпуск за вредность. Не рекомендуется дробить дополнительный отпуск на части без письменного согласия работника: особенностью дополнительного отпуска является его предоставление совместно с ежегодным основным отпуском. Однако если отпуск предоставляется по частям, сначала используется основной отпуск, а затем дополнительный.
Шаг 4. Утверждение графика. График должен быть утверждён работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года (то есть не позднее 17 декабря текущего года) с учётом мотивированного мнения профсоюзной организации (если она есть). После утверждения график становится обязательным как для работодателя, так и для работников.
Шаг 5. Ознакомление работников. Утверждённый график должен быть доведён до сведения работников. В некоторых случаях (например, при скользящем графике отпусков) работодатель обязан уведомить работника о дате начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели. Это требование распространяется и на дополнительные отпуска.
Оформление и учёт
Когда наступает время отпуска, работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска (как правило, по унифицированной форме Т‑6), в котором отдельными строками указывается продолжительность основного и дополнительного отпусков. Если дополнительный отпуск предоставляется отдельно от основного (например, по заявлению работника) или если работник в течение года отработал вредных условиях меньше полного года, издаётся отдельный приказ на предоставление дополнительного отпуска в количестве фактически заработанных дней.
В табеле учёта рабочего времени дни дополнительного отпуска кодируются тем же кодом, что и дни основного отпуска: буквенным «ОТ» или цифровым «09» (для ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков). Возможно также использование кода «ОД» (оплачиваемый дополнительный отпуск) или «10». В любом случае, используемый код должен быть закреплён в локальном акте организации.
Перенос дополнительного отпуска. По общему правилу переносить дополнительный отпуск на следующий год не следует. Но если подобная необходимость возникла, работник должен написать заявление. Причиной для переноса может стать временная нетрудоспособность, отзыв из отпуска, выполнение государственных обязанностей или иная уважительная причина. Перенесённый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Хранить документы о причинах переноса, а также доказательства создания для работника необходимых мер безопасности нужно на случай проверки.
Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией. Часть дополнительного отпуска, превышающая минимальную продолжительность (то есть сверх 7 календарных дней), может быть заменена на денежную компенсацию, но для этого необходимо соблюдение следующих условий:
– положение о возможности такой замены должно быть закреплено в отраслевом соглашении и коллективном договоре;
– необходимо получить письменное согласие работника (оформляется путём заключения отдельного соглашения к трудовому договору);
– такая замена возможна только по заявлению работника, нельзя заменить допотпуск по инициативе работодателя.
Замена 7-дневного минимума, равно как и предоставление компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении, не допускается, за исключением случая выплаты компенсации при увольнении за все неиспользованные отпуска.
Изменения 2026 года, влияющие на учёт доп отпусков
В 2026 году вступил в силу новый Общероссийский классификатор профессий ОК 016‑2025 (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423‑ст), который заменил устаревший ОК 016‑94. Новый классификатор затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и документы СОУТ.
Особое внимание следует уделить должностям, по которым работникам полагаются льготы и компенсации за работу во вредных условиях (в том числе дополнительный отпуск). Наименования должностей в штатном расписании, трудовых договорах и локальных актах должны строго соответствовать новому классификатору. Использование устаревших формулировок может привести к тому, что работники лишатся законных льгот, а организация будет привлечена к административной ответственности.
Рекомендуется провести сверку действующего штатного расписания с новым классификатором ОК 016‑2025 и определить перечень должностей, требующих обязательного приведения формулировок в соответствие с новым справочником.
В 2026 году также обновилась форма отчётности 1‑Т (условия труда), в которой необходимо отражать данные о дополнительных отпусках, сокращённой рабочей неделе, обеспечении средствами индивидуальной защиты и других гарантиях, положенных по результатам оценки условий труда. Правильное заполнение этой отчётности требует точного учёта предоставляемых дополнительных отпусков.
Ответственность за непредоставление дополнительного отпуска
За непредоставление дополнительного отпуска (как и основного) предусмотрена административная ответственность. За первое нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу — от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение влечёт увеличение штрафа: для организации — 50 000‑70 000 рублей, для должностного лица — 10 000‑20 000 рублей.
Кроме того, существует отдельная ответственность за непредоставление дополнительного отпуска, прописанного в коллективном договоре, — штраф от 3 000 до 5 000 рублей.
Непредоставление отпуска более двух лет подряд является прямым нарушением Трудового кодекса. Поэтому график отпусков должен не просто формально существовать, но и исполняться.
Типичные ошибки при составлении графика
Ошибка 1. Исключение дополнительного отпуска из графика. Распространённое заблуждение: дополнительный отпуск предоставляется только по заявлению, поэтому в графике его можно не отражать. Это неверно. Кадровики, придерживающиеся такой позиции, нарушают закон. Дополнительный отпуск за вредность подлежит обязательному включению в график.
Ошибка 2. Указание в графике только основного отпуска, без учёта дополнительного. Некоторые указывают в графике только 28 дней основного отпуска, рассчитывая добавить дополнительный позже. Это неправильно: график должен отражать общегодовую картину использования отпусков, включая дополнительные. Исключённый из графика дополнительный отпуск при проверке ГИТ будет расценен как нарушение права работника.
Ошибка 3. Несвоевременное составление графика. График должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря текущего года). Составление графика в конце января или позднее — это прямое нарушение статьи 123 ТК РФ.
Ошибка 4. Отсутствие ознакомления работников с графиком. Игнорирование этого правила может привести к тому, что работник не будет знать о дате своего отпуска и впоследствии оспорит приказ о предоставлении отпуска.
Ошибка 5. Некорректное отражение продолжительности дополнительного отпуска в трудовом договоре и графике. Если в трудовом договоре указана продолжительность дополнительного отпуска 14 дней, а в графике — только 7, это может стать основанием для обращения работника в трудовую инспекцию. Данные в графике должны соответствовать данным в трудовом договоре и коллективном договоре.
Составление графика отпусков с учётом дополнительных отпусков за вредность требует внимания к нескольким ключевым моментам.
1. Дополнительный отпуск за вредность обязателен для включения в график. Его можно указывать в составе общего количества дней или отдельной строкой (в зависимости от используемой формы).
2. Продолжительность дополнительного отпуска устанавливается на основании результатов СОУТ и фиксируется в трудовом договоре и коллективном договоре.
3. Точное количество дней, причитающихся работнику, на момент составления графика часто неизвестно, поэтому безопаснее указывать полную продолжительность, установленную для должности, или интервал от минимального до максимального значения, с последующей корректировкой при фактическом предоставлении.
4. Стаж для дополнительного отпуска включает только время, фактически отработанное во вредных условиях.
5. С 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016‑2025. Наименования должностей в штатном расписании, трудовых договорах и документах СОУТ должны ему соответствовать, иначе работники могут лишиться законных льгот, включая дополнительный отпуск.
6. Непредоставление дополнительного отпуска или его неправильное оформление влечёт административный штраф.
7. При составлении графика следует руководствоваться не только формой Т‑7, но и положениями коллективного договора и отраслевых соглашений, которые могут устанавливать особенности предоставления дополнительных отпусков для конкретных категорий работников.
Планирование отпусков с учётом всех этих нюансов поможет избежать трудовых споров и санкций со стороны контролирующих органов.
