Выдать работнику средства индивидуальной защиты, которые стоят дороже установленных государством типовых норм, можно. При этом важно чётко различать две ситуации: когда работодатель обязан усилить защиту из-за реальных производственных рисков и когда инициатива исходит от самого работника.
В первом случае работодатель оплачивает СИЗ из своих средств и не вправе требовать доплаты от сотрудника. Во втором случае закон также не запрещает замену, но возникают налоговые риски, и оформлять такую выдачу нужно особенно аккуратно.
Короткий ответ: выдавать можно, но за ваш счёт как работодателя. Заставить сотрудника доплатить разницу между ценой стандартного и дорогого СИЗ – незаконно.
Рассмотрим по порядку:
1. Когда вы обязаны выдать более дорогие СИЗ и платите за них сами
Единые типовые нормы (ЕТН), утверждённые Приказом Минтруда № 767н, устанавливают минимальные требования к защите. Если по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) или оценки профессиональных рисков выявлено, что работнику требуется более высокая степень защиты (например, более износостойкая спецодежда или дополнительные средства защиты от конкретных вредных факторов), работодатель обязан предоставить такие СИЗ. Причём именно за свой счёт.
Это прямое требование статьи 221 Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 766н от 29.10.2021 «Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами». Ваша обязанность – обеспечить безопасность, опираясь на данные СОУТ и оценки рисков. Если стандартной нормы недостаточно, вы обязаны её расширить. Расходы возмещению за счёт работника не подлежат.
2. Когда работник сам просит СИЗ дороже положенного
Если работник хочет вместо стандартных получить более дорогой аналог той же защиты (например, импортную или просто более качественную модель), закон не запрещает пойти ему навстречу. Но есть важные ограничения.
По общему правилу, вы выдаёте СИЗ бесплатно. Если вы решили купить более дорогой вариант, вы не имеете права требовать доплату от работника. Однако вы можете предложить работнику приобрести такое СИЗ за свой счёт и использовать его наравне с выданными вами стандартными. Но заменить выданные вами СИЗ на купленные работником без вашего участия нельзя – ответственность за обеспечение СИЗ лежит на работодателе.
Наиболее чистый с точки зрения закона вариант: вы по собственной инициативе (или по коллективной просьбе) утверждаете повышенные нормы выдачи для конкретных должностей и обеспечиваете всех такими СИЗ за свой счёт. При этом важно документально обосновать необходимость таких повышенных норм (например, ссылками на особенности технологии или климатические условия).
3. Налоговые риски при выдаче СИЗ дороже нормы
Если вы просто без обоснования выдаёте каждому сотруднику очень дорогую спецодежду, стоимость которой многократно превышает установленные нормы, налоговые органы могут исключить такие расходы из затрат при расчёте налога на прибыль или единого налога при упрощённой системе налогообложения. Их позиция: экономически обоснованы только расходы в пределах государственных норм или в пределах норм, установленных работодателем и подтверждённых результатами СОУТ.
Поэтому, чтобы избежать споров с ФНС, нужно сделать следующее:
– утвердить локальным актом (приложением к коллективному договору или отдельным приказом) перечень должностей, для которых действуют повышенные нормы выдачи СИЗ;
– в этом же акте обосновать повышенные нормы ссылками на карты СОУТ или результаты оценки профессиональных рисков;
– выдачу фиксировать в личных карточках учёта СИЗ.
Если эти условия соблюдены, стоимость таких СИЗ можно учесть в расходах полностью.
4. Запрещённые схемы
Категорически нельзя:
– требовать от работника купить СИЗ за свой счёт с последующей компенсацией (исключение – редкие случаи, оговоренные в отраслевых нормах, но они практически не встречаются);
– вычитать стоимость выданных СИЗ из заработной платы, даже если работник согласен;
– заставлять работника доплачивать разницу между нормативной и фактической стоимостью.
Все эти действия прямо нарушают статью 137 Трудового кодекса и правила обеспечения СИЗ.
Выдать работнику СИЗ дороже нормы можно и нужно, если того требуют реальные условия труда. Платит за это всегда работодатель. Если инициатива исходит от работника, вы вправе отказать или выдать улучшенные СИЗ за свой счёт, но без взимания доплаты. Чтобы избежать налоговых проблем, документально подтвердите необходимость повышенных норм результатами СОУТ и оценки рисков.
Если у сотрудника просто личное предпочтение к более дорогой модели, законного способа заставить его доплатить или купить её самому не существует. Ваш безопасный вариант – соблюдать минимальные нормы либо переходить на улучшенные полностью за свой счёт, оформляя это должным образом.
