Путевой лист — это первичный документ, который фиксирует факт выпуска транспортного средства в рейс, маршрут, время работы водителя, пробег и расход топлива. Он подтверждает допуск водителя и техники к работе, обосновывает расход ГСМ для налогового учёта, служит доказательством соблюдения режима труда и отдыха и закрывает требования законодательства о безопасности перевозок.
Кто обязан оформлять путевые листы
Путевые листы должны оформлять организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели, которые являются собственниками или владельцами транспортных средств и используют их для перевозки грузов или пассажиров. Это требование закреплено в части 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта».
Исключение: путевой лист не требуется на транспортные средства, которые не покидают территорию предприятия. Например, на автопогрузчик, который работает только на складе.
Особый случай — директор компании. Путевой лист на директора нужен не всегда. Его оформляют, если руководитель перевозит пассажиров, багаж или грузы, в том числе для нужд компании. Если директор ездит один и ничего не перевозит, путевой лист по транспортному законодательству необязателен.
Обязательные реквизиты путевого листа
Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (в редакции, действующей в 2026 году) устанавливает перечень сведений, которые в обязательном порядке должны быть указаны в путевом листе. С 1 марта 2023 года действуют следующие обязательные реквизиты:
1. Сведения о сроке действия путевого листа
Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один календарный день, указываются даты начала и окончания срока его действия.
2. Сведения о лице, оформившем путевой лист
Для организации: полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН.
Для индивидуального предпринимателя: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП.
3. Сведения о транспортном средстве
В путевом листе необходимо указать:
– тип, марку и модель транспортного средства согласно ПТС (а также марку и модель прицепа/полуприцепа, если он используется);
– государственный регистрационный номер ТС (и прицепа, если используется);
– дату, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
– дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения;
– показания одометра (полные километры пробега) при выпуске на линию и при возвращении с линии.
4. Сведения о водителе (водителях)
В путевом листе указываются:
– фамилия, имя, отчество водителя;
– серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
– СНИЛС водителя;
– дата и время проведения предрейсового медицинского осмотра и его результат.
Срок действия путевого листа
Путевой лист может оформляться на один и более календарных дней. При коротких рейсах в рамках одного дня — на один день. Если путевой лист оформляется на несколько дней, необходимо конкретизировать период его использования. Месячный срок действия также допускается.
Важно: путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию. С 2026 года уточнено, что документ должен быть составлен до выпуска автомобиля на линию, а не до начала выполнения рейса водителем, как предполагалось ранее.
Электронные путевые листы (ЭПЛ) с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года вступают в силу положения Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которые вводят обязательное использование электронных перевозочных документов, включая путевые листы.
Кого это касается. Обязательное применение электронных путевых листов с 1 сентября 2026 года вводится для перевозок маркируемой алкогольной продукции, пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов. Все участники логистических цепочек с участием наёмных перевозчиков должны перейти на электронный документооборот.
Важно: прямого запрета на бумажные путевые листы с 1 сентября 2026 года не установлено. Учреждения и после 1 сентября 2026 года вправе оформлять путевой лист на бумажном носителе, если это соответствует положениям учётной политики и внутренним регламентам. Однако для перевозок маркируемой алкогольной продукции, пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов электронный путевой лист становится обязательным.
Как оформляется электронный путевой лист. ЭПЛ должны соответствовать формату, утверждённому ФНС России (Приказ ФНС РФ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). ЭПЛ подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованного оператора.
Подписание ЭПЛ. Для подписания электронного путевого листа нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Если подпись ставит не руководитель, а другое ответственное лицо, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).
ЭПЛ состоит из нескольких титулов, каждый из которых подписывается отдельным специалистом: владелец транспортного средства, медицинский работник (перед и после рейса), механик.
Ответственность за нарушения
За отсутствие путевого листа или нарушения в его оформлении могут выписать штраф:
– Водителю может грозить штраф 500 рублей.
– Должностные лица рискуют заплатить от 5 до 10 тысяч рублей.
– Для ИП штраф может достигать 30 000 рублей.
За выпуск транспортного средства без предрейсового медицинского осмотра — штраф 5 000 рублей на должностное лицо и 30 000 рублей на юридическое лицо (часть 2 статьи 12.31.1 КоАП РФ).
Важно: Контрольно-счётная палата приравнивает путевые листы с ошибками к фиктивным документам, что может привести к восстановлению расходов и дополнительным штрафам.
Срок хранения путевых листов
Путевые листы должны храниться не менее пяти лет. При отсутствии иных документов, подтверждающих наличие вредных (опасных) условий труда у водителя, путевой лист должен храниться 50 или 75 лет (в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Путевой лист в 2026 году — обязательный первичный документ для организаций и ИП, использующих транспорт для перевозок. Он должен содержать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 390: сведения о сроке действия, оформителе, транспортном средстве, водителе, результатах предрейсового медосмотра и техконтроля, показаниях одометра.
С 1 сентября 2026 года для перевозок маркируемой алкогольной продукции, пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов вводится обязательное использование электронных путевых листов. Для остальных перевозок бумажный формат пока остаётся допустимым, если это закреплено в учётной политике организации.
Штрафы за отсутствие путевого листа или нарушения в его оформлении составляют от 500 рублей для водителя до 30 000 рублей для ИП и юридических лиц. Срок хранения путевых листов — не менее 5 лет, а при наличии вредных условий труда — до 75 лет.
