Для учёта инструктажей, выдачи СИЗ, несчастных случаев и других мероприятий по охране труда и пожарной безопасности организации обязаны вести определённые журналы. В 2026 году большинство форм жёстко не утверждены, но есть обязательные требования к их содержанию и оформлению.
Общие правила оформления журналов
Независимо от вида журнала, действуют единые требования к его оформлению.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и заверен подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. На обложке или первой странице указываются: наименование организации, структурного подразделения (при наличии), дата начала и окончания ведения журнала. Все записи вносятся в хронологическом порядке. Исправления допускаются, но ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть тонкой линией, а правильную запись сделать на следующей строке. Замазывать ошибки «штрихом» или заклеивать нельзя.
Хранятся журналы, как правило, 45 лет, если иное не установлено для конкретного вида документа.
С 2026 года большинство журналов разрешено вести в электронном виде. При этом записи должны подтверждаться электронными подписями инструктирующего и инструктируемого, а доступ инспектору должен быть обеспечен в установленном порядке.
Обязательные журналы по охране труда
Унифицированных форм большинства журналов по охране труда законом не установлено. Организации разрабатывают их самостоятельно, но с обязательным включением информации, предусмотренной Правилами обучения по охране труда (Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).
1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
Вводный инструктаж проводится со всеми вновь принимаемыми на работу работниками, командированными, стажёрами, практикантами. Журнал ведётся в произвольной форме, но должен содержать информацию, предусмотренную пунктом 86 Правил № 2464.
Обязательные поля для заполнения:
– дата проведения инструктажа;
– фамилия, имя, отчество инструктируемого;
– год рождения инструктируемого;
– профессия, должность инструктируемого;
– наименование структурного подразделения, в которое направляется работник;
– фамилия, имя, отчество инструктирующего;
– подписи инструктирующего и инструктируемого.
Рекомендуемый бланк был приведён в приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015, который утратил силу, но его можно использовать как основу.
2. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового)
Этот журнал ведётся в каждом структурном подразделении непосредственным руководителем работ. В него заносятся записи о первичном, повторном и внеплановом инструктажах. В журнале должны быть отражены сведения, предусмотренные пунктом 87 Правил № 2464.
Обязательные поля:
– дата проведения инструктажа;
– фамилия, имя, отчество инструктируемого;
– год рождения инструктируемого;
– профессия, должность инструктируемого;
– вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый);
– причина проведения внепланового инструктажа (при его проведении);
– фамилия, имя, отчество и должность инструктирующего;
– подписи инструктирующего и инструктируемого.
При заполнении журнала важно помнить: подпись работника должна быть собственноручной и поставлена своевременно.
3. Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда
Целевой инструктаж проводится перед выполнением разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями, а также перед работами по наряду-допуску, при ликвидации последствий аварий и в других случаях, предусмотренных пунктом 19 Правил № 2464.
Форма журнала аналогична журналу инструктажа на рабочем месте с обязательным указанием характера выполняемой работы. Записи вносятся в тот же журнал, что и первичный, повторный и внеплановый инструктажи.
4. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Обязательная форма журнала приведена в приложении 2 к приказу Минтруда от 20.04.2022 № 223н (форма 11). В журнал вносится запись о каждом несчастном случае на производстве с указанием:
– даты и времени происшествия;
– фамилии, имени, отчества пострадавшего;
– профессии (должности) пострадавшего;
– характера полученных повреждений;
– обстоятельств и причин несчастного случая;
– мер, принятых по устранению причин.
5. Личная карточка учёта выдачи СИЗ
Хотя это не журнал в классическом понимании, личная карточка является обязательным учётным документом. Форма карточки утверждена приложением № 2 к Правилам обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н).
В карточке фиксируются все выдачи и возвраты средств индивидуальной защиты, дерматологических СИЗ и смывающих средств. Карточка может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
6. Журнал учёта инструкций по охране труда (по желанию)
Обязательной формы нет, и закон не требует вести этот журнал. Однако многие организации используют его для систематизации инструкций и подтверждения их выдачи работникам. Форма разрабатывается самостоятельно и утверждается в локальных документах.
7. Журнал учёта обучения по охране труда (по желанию)
Также не является обязательным, но может использоваться для учёта проведённого обучения. Форма разрабатывается работодателем самостоятельно.
Обязательные журналы по пожарной безопасности
В отличие от журналов по охране труда, форма журнала учёта противопожарных инструктажей утверждена нормативным актом и является обязательной к применению.
1. Журнал учёта противопожарных инструктажей
С 1 сентября 2025 года действует новая форма журнала, утверждённая приложением к приказу МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Этот журнал является обязательным для всех организаций. В него заносятся записи о проведении всех видов противопожарных инструктажей: вводного, первичного на рабочем месте, повторного, внепланового и целевого. Отдельный журнал для вводного противопожарного инструктажа не нужен — все виды фиксируются в одном журнале.
Обязательные поля для заполнения:
– дата проведения инструктажа;
– фамилия, имя, отчество инструктируемого;
– год рождения инструктируемого;
– профессия, должность инструктируемого;
– вид инструктажа;
– причина проведения внепланового инструктажа (при его проведении);
– фамилия, имя, отчество и должность инструктирующего;
– подписи инструктирующего и инструктируемого.
Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении в электронной форме записи подтверждаются электронными подписями инструктирующего и инструктируемого. Доступ к журналу для инспектора должен быть обеспечен в порядке, установленном пунктами 22–23 приложения № 1 к приказу МЧС № 1120.
2. Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты
Это обязательный журнал, который должны вести все организации с 1 января 2021 года. В нём фиксируются результаты ежедневных осмотров, ежемесячных и сезонных проверок систем противопожарной защиты: автоматической пожарной сигнализации, систем оповещения и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода, дымоудаления и других.
В журнале указываются:
– дата проверки;
– результаты осмотра (исправно/неисправно);
– выявленные неисправности;
– принятые меры по устранению неисправностей;
– фамилия и подпись ответственного лица.
3. Журнал учёта первичных средств пожаротушения (огнетушителей)
В этом журнале (или в карточках учёта огнетушителей) фиксируются все огнетушители, находящиеся на объекте, с указанием их типа, марки, места установки, даты ввода в эксплуатацию, результатов периодических проверок и дат перезарядки.
Форма журнала не является строго унифицированной, но должна содержать информацию, позволяющую отследить сроки проверок и перезарядки каждого огнетушителя.
4. Журнал проверок систем противопожарной защиты
Ведётся для фиксации результатов плановых и внеплановых проверок работоспособности систем противопожарной защиты, проводимых как силами организации, так и привлечёнными специализированными организациями.
Ответственность за отсутствие журналов
Отсутствие обязательных журналов или их неправильное ведение является нарушением требований охраны труда и пожарной безопасности.
За отсутствие журналов по охране труда предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП — от 2 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 80 000 рублей.
За отсутствие журнала учёта противопожарных инструктажей или журнала эксплуатации систем противопожарной защиты — по статье 20.4 КоАП РФ с более высокими санкциями.
Обязательные журналы по охране труда: журнал регистрации вводного инструктажа, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового, целевого), журнал регистрации несчастных случаев на производстве, личные карточки учёта выдачи СИЗ. Журналы учёта инструкций и учёта обучения по охране труда не обязательны, но могут вестись по желанию.
Обязательные журналы по пожарной безопасности: журнал учёта противопожарных инструктажей (по форме приказа МЧС № 1120), журнал эксплуатации систем противопожарной защиты, журнал учёта первичных средств пожаротушения.
Все журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью руководителя. Записи вносятся в хронологическом порядке, исправления делаются аккуратно (зачёркиванием). Большинство журналов разрешено вести в электронном виде с электронными подписями. Срок хранения — 45 лет, если иное не установлено для конкретного документа.
